Nhãn gốc hàng hóa nhập khẩu 2026: Quy định, mức phạt và cách tránh sai sót

Hàng đã về cảng, bộ chứng từ đã chuẩn bị đầy đủ, xe cũng sẵn sàng nhận hàng. Nhưng khi kiểm tra thực tế, nhãn trên sản phẩm không thể hiện rõ xuất xứ hoặc thông tin không khớp với hồ sơ nhập khẩu. Doanh nghiệp phải liên hệ lại nhà cung cấp, bổ sung tài liệu và điều chỉnh kế hoạch giao hàng.

Đây là lý do nhãn gốc hàng hóa nhập khẩu cần được kiểm tra ngay từ trước khi đóng hàng. Một nhãn nhỏ có thể chứa những thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhận diện sản phẩm, đối chiếu xuất xứ và thực hiện thủ tục nhập khẩu.

Năm 2026, doanh nghiệp cần cập nhật yêu cầu ghi nhãn theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, đồng thời chú ý chế tài xử phạt trong lĩnh vực hải quan theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Bài viết này tập trung vào những vấn đề doanh nghiệp thường gặp: nhãn gốc cần có gì, khi nào phải bổ sung tiếng Việt, cách xử lý thông tin xuất xứ và mức phạt nếu ghi nhãn không đúng quy định. Phần cuối cung cấp quy trình kiểm tra thực tế để bộ phận mua hàng, xuất nhập khẩu và kho phối hợp hiệu quả hơn.

1. Hiểu đúng quy định mới: Hai thời điểm cần kiểm soát nhãn hàng hóa

Nghị định 37/2026/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực ngày 23/01/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa. Theo Công văn 11816/CHQ-GSQL của Cục Hải quan, Nghị định này thay thế Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP về nhãn hàng hóa.

Khi áp dụng, doanh nghiệp cần phân biệt hai thời điểm:

Sự khác nhau này giúp doanh nghiệp xác định đúng công việc cần làm trước khi hàng đi và sau khi hàng về.

Ví dụ, sản phẩm có nhãn gốc bằng tiếng Anh không đồng nghĩa nhãn đó không phù hợp tại thời điểm thông quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung bắt buộc và hình thức thể hiện theo quy định. Sau đó, trước khi đưa hàng ra thị trường Việt Nam, phải hoàn thiện nội dung tiếng Việt nếu nhãn chưa đáp ứng yêu cầu.

Trong quản lý nội bộ, nên giao việc kiểm nhãn gốc cho bộ phận phụ trách nhập khẩu trước khi xác nhận giao hàng. Việc hoàn thiện nhãn tiếng Việt cần được đưa vào kế hoạch nhập kho và phân phối.

Nếu chỉ giao toàn bộ việc kiểm nhãn cho kho sau khi hàng về, doanh nghiệp có thể phát hiện quá muộn những lỗi cần xử lý từ phía nhà sản xuất.

2. Nhãn gốc hàng hóa nhập khẩu phải có những thông tin nào?

Khoản 2 Điều 42 Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định nhãn gốc của hàng nhập khẩu phải thể hiện bằng nhãn vật lý, có các thông tin bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng Việt khi làm thủ tục thông quan:

• Tên hàng hóa.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Tên đầy đủ hoặc tên viết tắt và địa chỉ của nhà sản xuất hoặc tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa ở nước ngoài.

Nếu không xác định được xuất xứ, việc ghi nơi thực hiện công đoạn cuối cùng để hoàn thiện hàng hóa phải tuân thủ quy định tương ứng của Nghị định.

Khi kiểm nhãn, doanh nghiệp nên đọc từng nhóm thông tin thay vì chỉ nhìn xem sản phẩm “đã có tem hay chưa”.

Một máy có bảng thông số ghi model, điện áp, công suất và số serial vẫn cần được kiểm tra xem các nội dung bắt buộc đã xuất hiện đầy đủ ở đâu. Một hộp hàng có logo thương hiệu cũng chưa đủ cơ sở để kết luận nhãn đã đáp ứng quy định.

Với tên hàng, cần kiểm tra nội dung có giúp nhận diện đúng sản phẩm hay không. Model hoặc mã nội bộ có thể hỗ trợ đối chiếu, nhưng doanh nghiệp không nên mặc định một chuỗi ký hiệu luôn thể hiện rõ tên hàng.

Đối với thông tin chủ thể ở nước ngoài, cần phân biệt nhà sản xuất, người bán và đơn vị chịu trách nhiệm về sản phẩm. Ba vai trò này có thể thuộc cùng một công ty, nhưng cũng có thể thuộc các công ty khác nhau.

Trường hợp thông tin nhà sản xuất chưa đầy đủ trên nhãn

Điểm c khoản 2 Điều 42 cho phép tên và địa chỉ của chủ thể ở nước ngoài được thể hiện đầy đủ trong tài liệu kèm theo hàng hóa hoặc chứng từ lô hàng nếu nhãn gốc chưa thể hiện đầy đủ. Hướng dẫn trên Cổng thông tin Chính phủ ngày 11/06/2026 cũng nhắc lại nội dung này.

Quy định này cần được áp dụng đúng phạm vi. Doanh nghiệp không nên suy rộng thành việc mọi thông tin thiếu trên nhãn đều có thể chuyển sang invoice hoặc packing list.

Để dễ đối chiếu, tài liệu bổ sung nên chỉ rõ sản phẩm, model hoặc nhóm hàng tương ứng. Nếu một lô có nhiều nhà sản xuất, cần xác định thông tin của từng đơn vị thay vì dùng một địa chỉ chung không rõ liên hệ với hàng thực tế.

3. Kiểm tra xuất xứ: Đừng nhầm nước xuất hàng với nước sản xuất

Xuất xứ là một trong những nội dung cần được rà soát kỹ nhất. Thông tin này phải phản ánh đúng thực tế và phù hợp với hồ sơ nhập khẩu.

Điều 47 Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định các cách thể hiện xuất xứ bằng cụm từ chỉ sản xuất hoặc nguồn gốc, kèm tên nước hoặc vùng lãnh thổ. Tên nước hoặc vùng lãnh thổ trên nhãn gốc có thể viết tắt theo TCVN 7217-1.

Trong thực tế mua hàng quốc tế, doanh nghiệp dễ gặp bốn thông tin khác nhau:

Một công ty có trụ sở tại Nhật Bản có thể bán sản phẩm sản xuất ở quốc gia khác. Hàng xuất từ Singapore cũng không tự động có xuất xứ Singapore.

Vì vậy, khi chứng từ và nhãn thể hiện nhiều quốc gia, doanh nghiệp cần làm rõ vai trò của từng thông tin. Không nên chọn xuất xứ theo địa chỉ thương hiệu hoặc theo cảng xếp hàng.

Cách diễn đạt khác trên nhãn có được chấp nhận không?

Trong trả lời công bố ngày 18/09/2026, Bộ Khoa học và Công nghệ giải thích trường hợp nhãn rượu vang ghi “WINE OF CHILE”. Nếu sản phẩm thực tế có xuất xứ Chile, thông tin có trên nhãn vật lý và không mâu thuẫn với hồ sơ, không đủ căn cứ kết luận nhãn chưa rõ xuất xứ chỉ vì không dùng cụm “PRODUCT OF CHILE”.

Hướng dẫn này cho thấy cần xem xét ý nghĩa của nội dung trong tình huống cụ thể. Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi dòng chữ có tên quốc gia đều là thông tin xuất xứ.

Các câu mô tả nơi thiết kế, nguồn công nghệ hoặc quốc gia của thương hiệu cần được đọc đúng nghĩa. Nếu còn mơ hồ, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà sản xuất giải thích và cung cấp tài liệu trước khi khai báo.

4. Hàng nhỏ, linh kiện và hàng đóng theo bộ: Kiểm nhãn ở đâu?

Đối với hàng kích thước nhỏ, khoản 4 Điều 37 và Công văn 11816/CHQ-GSQL hướng dẫn: nếu không thể thể hiện đầy đủ nội dung bắt buộc theo cỡ chữ tối thiểu 0,9 mm, các nội dung tại khoản 2 Điều 42 phải được ghi bằng nhãn vật lý trên bao bì hàng hóa.

Doanh nghiệp không nên mặc định linh kiện nhỏ hoặc phụ kiện đi kèm thì được bỏ qua việc kiểm nhãn.

Thay vào đó, cần xem cấu trúc đóng gói thực tế. Sản phẩm được đóng riêng từng túi, từng hộp, theo bộ hay nhiều loại cùng một thùng? Nhãn đang nằm trên sản phẩm, bao bì trực tiếp hay chỉ trên thùng ngoài?

Với lô hàng nhiều mã, một nhãn chung ngoài thùng có thể khiến việc xác định thông tin tương ứng trở nên khó khăn. Bộ phận nhập khẩu nên yêu cầu ảnh đủ rõ để biết nhãn nào thuộc loại hàng nào.

Một bộ ảnh kiểm tra hữu ích thường gồm:

• Ảnh toàn bộ sản phẩm hoặc bộ hàng.
• Ảnh cận cảnh nhãn để đọc nội dung.
• Ảnh bao bì trực tiếp.
• Ảnh thùng hoặc kiện bên ngoài.
• Ảnh thể hiện mã hàng để nối với chứng từ.

Đây là cách chuẩn bị hồ sơ thực tế, không phải yêu cầu mọi lô hàng phải có một số lượng ảnh cố định. Mục tiêu là có đủ thông tin để kiểm tra trước khi đóng hàng và đối chiếu khi cần.

5. Nhãn phụ tiếng Việt: Chuẩn bị đúng nội dung, đúng sản phẩm

Đối với hàng nhập khẩu có nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp phải hoàn thiện nội dung ghi nhãn bằng tiếng Việt theo quy định trước khi đưa hàng vào lưu thông tại thị trường Việt Nam.

Nhãn phụ cần dịch các nội dung bắt buộc từ nhãn gốc và bổ sung nội dung bắt buộc còn thiếu theo tính chất hàng hóa. Nội dung phải chính xác, trung thực và phản ánh đúng bản chất, nguồn gốc sản phẩm. mst.gov.vn

Điểm cần chú ý là không có một mẫu nhãn phụ dùng đúng cho tất cả mặt hàng.

Thiết bị điện, thực phẩm, mỹ phẩm hoặc hóa chất có đặc điểm sử dụng và yêu cầu quản lý khác nhau. Doanh nghiệp phải kiểm tra quy định áp dụng cho nhóm hàng của mình, thay vì sao chép mẫu của một sản phẩm khác.

Nguồn để soạn nhãn nên gồm ảnh nhãn gốc, tài liệu sản phẩm, thông tin nhà sản xuất và hồ sơ chuyên ngành nếu có. Khi các nguồn chưa thống nhất, cần làm rõ trước khi in.

Những chi tiết dễ sai khi làm nhãn phụ

Sai sót thường xuất hiện ở tên sản phẩm, model, đơn vị đo, thành phần, hướng dẫn sử dụng hoặc thông tin xuất xứ.

Ví dụ, bộ phận bán hàng có thể dùng tên gọi nội bộ ngắn gọn, nhưng tên đó chưa chắc mô tả rõ bản chất sản phẩm. Người dịch cũng có thể hiểu sai một thuật ngữ kỹ thuật hoặc bỏ sót cảnh báo trên nhãn gốc.

Doanh nghiệp nên duyệt nội dung theo từng mã hàng. Với các sản phẩm gần giống nhau, hãy kiểm tra cả thông số khác biệt để tránh in một nhãn dùng chung không phù hợp.

Nhãn phụ phải được gắn trên hàng hoặc bao bì thương phẩm, không che khuất các nội dung bắt buộc của nhãn gốc. Nếu áp dụng nhãn phụ điện tử, phải tuân thủ điều kiện của Nghị định; khả năng này không thay thế nghĩa vụ có nhãn gốc vật lý khi thông quan.

Trước khi in hàng loạt, nên dán thử một mẫu trên sản phẩm thực tế. Bước này giúp kiểm tra kích thước, khả năng đọc và vị trí dán.

6. Các hướng dẫn năm 2026 doanh nghiệp nên biết

Từ đầu năm 2026, các văn bản và giải đáp được công bố đã làm rõ nhiều tình huống thường gặp về nhãn hàng nhập khẩu.

Công văn 11816/CHQ-GSQL ngày 12/02/2026 hướng dẫn các đơn vị Hải quan về một số nội dung mới: hàng có kích thước nhỏ, việc thể hiện thông tin trên bao bì bằng nhãn vật lý, viết tắt tên nước xuất xứ và thông tin chủ thể ở nước ngoài.

Công văn 17552/CHQ-GSQL ngày 16/06/2026 hướng dẫn kiểm tra, xác định xuất xứ và ghi nhãn. Văn bản lưu ý dấu hiệu thiếu thông tin bắt buộc, ghi sai xuất xứ hoặc thay đổi nhãn để che giấu nguồn gốc.

Công văn 20807/CHQ-GSQL ngày 22/08/2026 trả lời một vướng mắc về ngôn ngữ trên nhãn mỹ phẩm sản xuất tại khu chế xuất và lưu thông tại Việt Nam, đồng thời dẫn lại yêu cầu nhãn phụ tiếng Việt và giữ nguyên nhãn gốc đối với hàng nhập khẩu.

Ngoài công văn, các giải đáp của Bộ Khoa học và Công nghệ trong năm 2026 cũng đề cập cách thể hiện xuất xứ và nội dung trên nhãn.

Khi sử dụng hướng dẫn, cần đọc cả bối cảnh câu hỏi và phạm vi trả lời. Một trường hợp cụ thể về rượu vang hoặc mỹ phẩm không nên được áp dụng nguyên xi cho mọi sản phẩm.

Cách tiếp cận phù hợp là bắt đầu từ quy định chung, xác định nhóm hàng, rồi tìm hướng dẫn liên quan đến đúng vấn đề đang gặp.

7. Nhãn hàng hóa nhập khẩu sai quy định bị phạt bao nhiêu?

Phần xử phạt cần phân biệt vi phạm trong lĩnh vực hải quan với vi phạm khi hàng được lưu thông, kinh doanh trong nước.

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 169/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Điều 23 quy định xử phạt về ghi nhãn hàng hóa nhập khẩu. Nghị định 128/2020/NĐ-CP và phần sửa đổi liên quan tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP hết hiệu lực theo quy định của Nghị định mới.

Mức phạt về nhãn tại khâu nhập khẩu

Điều 23 phân biệt ba nhóm hành vi chính:

Thứ nhất, nhãn gốc có nhưng không đọc được và người nhập khẩu không khắc phục được: khung phạt đối với tổ chức là 1–3 triệu đồng.

Thứ hai, nhãn ghi sai nội dung bắt buộc: mức phạt tăng theo giá trị hàng hóa vi phạm.

Thứ ba, hàng thuộc trường hợp phải có nhãn gốc nhưng không có nhãn gốc: khung phạt cao hơn trường hợp ghi sai nội dung.

Bảng dưới đây tổng hợp hai nhóm hành vi theo giá trị hàng hóa, giúp doanh nghiệp tra cứu trong cùng một phần.

Đơn vị: triệu đồng. Mức phạt áp dụng đối với tổ chức.

Mức phạt đối với cá nhân bằng một nửa mức phạt đối với tổ chức trong các trường hợp này. Nhóm ghi sai nội dung bắt buộc không bao gồm hành vi giả mạo xuất xứ Việt Nam thuộc Điều 18.

Doanh nghiệp cần xác định đúng hành vi trước khi chọn khung phạt. Không nên tự xếp mọi lỗi thiếu thông tin vào cùng một nhóm hoặc mặc định giá trị hàng vi phạm luôn bằng tổng giá trị invoice.

Hàng đã lưu thông thiếu nhãn tiếng Việt

Đối với hoạt động sản xuất, nhập khẩu, vận chuyển, lưu giữ và buôn bán thuộc phạm vi quy định, cần đối chiếu Điều 31 Nghị định 119/2017/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP.

Các hành vi như hàng nhập khẩu có nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài nhưng không có nhãn phụ tiếng Việt, hoặc nhãn thiếu nội dung bắt buộc, có thể bị xử phạt theo quy định này. Khung phạt cơ bản tăng theo giá trị hàng hóa; mức phạt đối với tổ chức bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân theo quy định áp dụng.

Cần chú ý ngoại lệ được nêu trong nội dung sửa đổi: hàng nhập khẩu đã có nhãn gốc nhưng chưa có nhãn phụ khi làm thủ tục thông quan được phân biệt với hành vi thiếu nhãn phụ trong hoạt động lưu thông, kinh doanh.

Điều này phù hợp với việc kiểm soát hai thời điểm: nhãn gốc khi thông quan và hoàn thiện tiếng Việt trước khi lưu thông.

8. Hậu quả pháp lý có thể vượt quá tiền phạt

Vi phạm nhãn hàng hóa không phải lúc nào cũng được giải quyết bằng việc nộp tiền phạt rồi tiếp tục nhận hoặc bán hàng.

Khoản 4 Điều 23 Nghị định 169/2026/NĐ-CP quy định biện pháp buộc đưa tang vật vi phạm ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc buộc tái xuất trong thời hạn thi hành quyết định xử phạt. Nếu tang vật đã bị tiêu thụ, tẩu tán hoặc tiêu hủy trái quy định, có thể phải nộp lại số tiền bằng trị giá tang vật.

Đối với vi phạm trong hoạt động kinh doanh, các biện pháp khắc phục theo quy định có thể gồm thu hồi hàng để ghi nhãn đúng, xử lý nhãn vi phạm hoặc tái xuất, tùy hành vi và điều kiện áp dụng.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xem cả chế tài và biện pháp khắc phục, không chỉ nhìn mức phạt tối đa.

Trường hợp giả mạo xuất xứ Việt Nam

Điều 18 Nghị định 169/2026/NĐ-CP quy định riêng đối với hàng giả mạo xuất xứ Việt Nam. Khung phạt đối với tổ chức từ 10–20 triệu đồng khi trị giá tang vật dưới 30 triệu đồng, đến 70–100 triệu đồng khi trị giá từ 100 triệu đồng trở lên. Văn bản còn quy định tịch thu tang vật, trừ trường hợp thuộc biện pháp khắc phục được nêu tại Điều này.

Doanh nghiệp sử dụng thương hiệu Việt Nam nhưng đặt nhà máy nước ngoài sản xuất cần kiểm soát mẫu bao bì kỹ. Tên công ty Việt Nam, địa chỉ tại Việt Nam và xuất xứ sản phẩm là những thông tin khác nhau.

Công văn 17552/CHQ-GSQL cũng lưu ý trường hợp hàng sản xuất ở nước ngoài nhưng khi nhập khẩu đã ghi sẵn thông tin xuất xứ Việt Nam.

9. Quy trình kiểm nhãn giúp doanh nghiệp tránh xử lý bị động

Một quy trình hiệu quả cần có người phụ trách, thời điểm kiểm tra và bằng chứng xác nhận. Doanh nghiệp có thể tổ chức theo bốn giai đoạn.

Giai đoạn đặt hàng: Thống nhất yêu cầu với nhà cung cấp

Ngay khi đàm phán, nên yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu nhãn và thông tin nhà sản xuất. Với đơn hàng có nhiều model, cần xác định model nào dùng mẫu nào.

Yêu cầu về nhãn nên được thể hiện trong email xác nhận, đơn đặt hàng hoặc tài liệu giao dịch phù hợp. Nội dung cần cụ thể để nhà cung cấp hiểu phải chuẩn bị những gì.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi “nhãn phải đúng quy định Việt Nam”, doanh nghiệp có thể yêu cầu gửi ảnh nhãn vật lý, xác nhận tên hàng, xuất xứ và thông tin chủ thể chịu trách nhiệm.

Giai đoạn trước đóng hàng: Duyệt ảnh thực tế

Bộ phận nhập khẩu đối chiếu ảnh với invoice, packing list và tài liệu sản phẩm. Nếu phát hiện mâu thuẫn, cần xử lý trước khi xác nhận giao hàng.

Sau khi nhà cung cấp chỉnh nhãn, phải kiểm tra ảnh đã gắn trên hàng hoặc bao bì thực tế. Một bản thiết kế sửa xong chưa chứng minh toàn bộ hàng đã được thực hiện đúng.

Nên lưu mẫu duyệt cuối cùng theo số đơn hàng hoặc mã lô để dễ tìm lại.

Giai đoạn làm thủ tục: Chuẩn bị hồ sơ đối chiếu

Đơn vị khai báo cần có thông tin nhãn và tài liệu liên quan đến từng loại hàng. Khi nhãn dùng ngôn ngữ ít phổ biến hoặc cách diễn đạt đặc biệt, nên chuẩn bị bản dịch và giải thích phù hợp.

Nếu phát hiện sai khác giữa hàng thực tế và mẫu đã duyệt, cần ghi nhận rõ và làm việc theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Giai đoạn nhập kho: Kiểm trước khi phân phối

Kho kiểm tra model, số lượng và tình trạng nhãn; bộ phận phụ trách duyệt nhãn tiếng Việt; sau đó mới thực hiện dán và kiểm tra kết quả.

Với hàng có bao bì giống nhau, nên tách theo mã trước khi dán. Việc kiểm tra ngẫu nhiên sau khi dán cũng giúp phát hiện sớm lỗi dùng nhầm mẫu.

Quy trình này giảm khoảng trống trách nhiệm giữa mua hàng, xuất nhập khẩu và kho.

10. Ba tình huống thực tế và cách chuẩn bị hồ sơ

Tình huống 1: Nhãn có địa chỉ thương hiệu nhưng chưa rõ nhà sản xuất

Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp xác nhận vai trò của đơn vị được ghi trên nhãn và cung cấp thông tin đầy đủ của nhà sản xuất hoặc chủ thể chịu trách nhiệm theo quy định.

Không nên tự suy luận địa chỉ thương hiệu chính là địa chỉ nơi sản xuất.

Hồ sơ nên nối được thông tin với sản phẩm cụ thể: model, mã hàng hoặc tài liệu nhận diện tương ứng.

Tình huống 2: Lô hàng có nhiều mã nhưng nhà cung cấp chỉ gửi một ảnh nhãn

Cần yêu cầu bổ sung ảnh cho các mẫu khác nhau, đặc biệt khi hàng có nhiều xuất xứ hoặc nhiều nhà máy.

Doanh nghiệp có thể lập bảng theo từng dòng invoice, thêm cột “ảnh nhãn đã nhận” và “đã duyệt”. Cách này giúp nhìn nhanh mã nào còn thiếu thông tin.

Nếu một mẫu nhãn được dùng cho nhiều mã, nhà cung cấp cần xác nhận rõ phạm vi áp dụng và thực tế đóng hàng.

Tình huống 3: Hàng về kho mới phát hiện nhãn phụ dùng sai model

Nên tạm dừng phân phối nhóm hàng liên quan, kiểm tra phạm vi ảnh hưởng và xác định mẫu đúng từ hồ sơ đã duyệt.

Sau đó, tổ chức xử lý theo quy định và trạng thái thực tế của hàng, đồng thời kiểm tra lại các mã gần giống để tránh bỏ sót.

Về phòng ngừa, cần bổ sung bước nhận diện mã hàng trước khi dán. Không nên chỉ dựa vào màu hộp hoặc vị trí xếp hàng.

Các tình huống trên cho thấy chất lượng kiểm nhãn phụ thuộc cả nội dung pháp lý và cách tổ chức công việc.

11. Phát hiện nhãn sai khi hàng đã đến cảng: Doanh nghiệp nên làm gì?

Trước hết, cần ghi nhận lỗi bằng ảnh và xác định thông tin nào đang thiếu, không đọc được hoặc mâu thuẫn.

Tiếp theo, tập hợp chứng từ, tài liệu nhà sản xuất và trao đổi với đơn vị khai báo cùng cơ quan Hải quan nơi làm thủ tục để xác định hướng xử lý.

Doanh nghiệp không nên tự ý bóc, thay hoặc sửa nhãn khi hàng đang chịu sự giám sát hải quan. Việc xử lý phải phù hợp với trạng thái hàng và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Song song với hồ sơ, cần cập nhật kế hoạch cho kho, nhà máy và nhà xe. Nếu chưa xác định được thời gian nhận hàng, việc báo sớm giúp hạn chế xe chờ hoặc bố trí nhân sự không phù hợp.

Với nhà cung cấp, nên yêu cầu giải thích bằng văn bản về nguyên nhân và thông tin đúng của sản phẩm. Đây cũng là căn cứ để trao đổi trách nhiệm chi phí theo thỏa thuận giữa hai bên.

Không nên lấy kết quả xử lý của một lô trước để bảo đảm lô sau sẽ được giải quyết giống nhau. Mỗi trường hợp còn phụ thuộc hành vi, tài liệu và thực tế hàng hóa.

12. Kiểm nhãn sớm giúp kiểm soát cả chi phí và lịch giao hàng

Sai nhãn có thể tạo ra chi phí ngoài tiền phạt: lưu container, lưu bãi, đổi lịch xe, nhân sự chờ hoặc ảnh hưởng kế hoạch sản xuất. Mức phát sinh phụ thuộc điều kiện của từng lô hàng.

Nếu phải tái xuất, doanh nghiệp còn cần tính phương án vận chuyển, lịch tàu, thủ tục và trách nhiệm của các bên.

Vì vậy, việc kiểm nhãn nên được xem là một phần của kế hoạch nhập khẩu. Một bảng theo dõi nhỏ nhưng cập nhật đầy đủ có thể giúp phát hiện vấn đề trước khi chi phí vận chuyển đã phát sinh.

Doanh nghiệp nên lưu lại mẫu nhãn được duyệt và ảnh thực tế của từng lô. Khi nhập lại cùng sản phẩm, vẫn cần xác nhận nhà cung cấp không thay đổi mẫu, nhà máy hoặc xuất xứ.

Đối với đơn hàng đầu tiên, hàng mới hoặc sản phẩm nhiều biến thể, nên dành thêm thời gian cho việc rà soát. Sau khi quy trình đã ổn định, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa mẫu kiểm để giảm thời gian xử lý các lô tiếp theo.

13. Giải đáp nhanh những câu hỏi thường gặp

Nhãn gốc bằng tiếng Anh có được chấp nhận khi thông quan không?

Có thể, nếu nhãn vật lý đáp ứng các nội dung bắt buộc và yêu cầu áp dụng đối với mặt hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung thực tế, không chỉ ngôn ngữ.

Invoice có ghi xuất xứ thì nhãn gốc được bỏ xuất xứ không?

Không nên hiểu như vậy. Xuất xứ là nội dung bắt buộc trên nhãn gốc theo khoản 2 Điều 42. Quy định về thể hiện đầy đủ trong chứng từ được nêu riêng đối với thông tin tên và địa chỉ của chủ thể ở nước ngoài.

Nhãn phụ phải dịch toàn bộ nội dung quảng cáo trên bao bì không?

Cần dịch các nội dung bắt buộc từ nhãn gốc và bổ sung nội dung bắt buộc còn thiếu theo tính chất hàng hóa. Doanh nghiệp phải bảo đảm nội dung tiếng Việt chính xác và phù hợp quy định chuyên ngành nếu có.

Hàng đã thông quan có được bán ngay không?

Doanh nghiệp cần hoàn thiện yêu cầu ghi nhãn tiếng Việt và các điều kiện liên quan trước khi đưa hàng ra lưu thông. Việc kiểm tra sau thông quan vẫn là một bước cần có trong quy trình phân phối.

Mọi lỗi nhãn đều bị phạt 60 triệu đồng không?

Không. Khung 50–60 triệu đồng tại khoản 3 Điều 23 dành cho tổ chức nhập hàng bắt buộc phải có nhãn gốc nhưng không có, khi trị giá hàng vi phạm từ 100 triệu đồng trở lên. Hành vi khác có điều kiện và khung phạt khác.

14. TTHQ SaiGon hỗ trợ rà soát nhãn và hồ sơ nhập khẩu

Để chuẩn bị một lô hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra nhãn cùng chứng từ và chính sách mặt hàng ngay từ đầu.

Doanh nghiệp có thể gửi ảnh nhãn thực tế, invoice, packing list và tài liệu sản phẩm cho TTHQ SaiGon để rà soát trước khi triển khai thủ tục.

Nội dung kiểm tra tập trung vào tên hàng, xuất xứ, thông tin nhà sản xuất hoặc chủ thể chịu trách nhiệm, sự thống nhất giữa nhãn và hồ sơ, cùng các nội dung tiếng Việt cần chuẩn bị theo từng nhóm sản phẩm.

Với hàng nhiều model, máy móc thiết bị hoặc sản phẩm có yêu cầu chuyên ngành, việc rà soát trước khi đóng hàng giúp doanh nghiệp chủ động làm việc với nhà cung cấp và sắp xếp bộ hồ sơ phù hợp.

Kiểm nhãn khi hàng còn ở nhà máy giúp doanh nghiệp chuẩn bị chắc chắn hơn cho cả thông quan, nhập kho và giao hàng.

Nội dung cập nhật đến ngày 30/09/2026. Mức phạt và biện pháp xử lý cụ thể được xác định theo hành vi, hồ sơ, thực tế hàng hóa và thời điểm vi phạm. Trên đây là các chia sẽ về nhãn hàng hóa nhập khẩu, nếu bạn thấy còn thiếu thông tin gì khác hãy để lại bình luận nhé.

TTHQ SaiGon có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát ảnh nhãn gốc, đối chiếu chứng từ lô hàng và chuẩn bị nội dung nhãn phụ theo từng mặt hàng trước khi triển khai thủ tục nhập khẩu.

Liên hệ:

TTHQ SaiGon

SĐT: 0896 4444 66 | 0949 63 53 89 

Email: tthqsaigon@tthqsaigon.net

www.tthqsaigon.net | www.tthqsaigon.com | www.tthqsaigon.vn

Where there is a will, there is a way.!!!

Liên quan

THỦ TỤC NHẬP KHẨU CHAI CHỨA KHÍ

THỦ TỤC NHẬP KHẨU THỊT ĐÔNG LẠNH

THỦ TỤC NHẬP KHẨU TẤM MGO CHỐNG CHÁY

THỦ TỤC NHẬP KHẨU GHẾ VĂN PHÒNG

THỦ TỤC NHẬP KHẨU THỰC PHẨM ĐÓNG GÓI